文档/仪器管理

仪器管理

PonyLab 的仪器管理模块提供完整的实验室设备生命周期管理：从添加仪器、预约使用、维护记录，到 IQ/OQ/PQ 资质认证和培训管理。本指南详细介绍每个功能的操作步骤，帮助您建立符合 GLP/GMP 标准的仪器管理体系。

仪器生命周期预约日历维护记录IQ/OQ/PQ培训管理GLP/GMP 合规

本页目录

概述与核心概念仪器生命周期添加仪器 — 字段详解预约日历深度指南维护记录管理IQ/OQ/PQ 资质认证培训要求管理最佳实践使用场景常见问题故障排查键盘快捷键

概述与核心概念

实验室仪器是科研的核心基础设施。PonyLab 将仪器管理与实验记录、样品追踪深度集成，确保每一条实验数据都能追溯到具体的仪器、校准状态和操作人员，满足 21 CFR Part 11、ISO 17025 和 GLP/GMP 法规要求。

核心概念速查

概念定义示例
仪器 (Instrument)实验室设备的完整记录，包含规格、位置、校准状态等高效液相色谱仪 HPLC-01
预约 (Booking)指定时间段内对仪器的独占使用权申请2026-03-20 09:00–12:00
维护记录 (Maintenance)预防性或纠正性维护活动的完整记录季度性清洗和校准
IQ (安装确认)验证仪器按规格正确安装，文档齐全核对序列号、安装位置、电源规格
OQ (运行确认)验证仪器在正常操作范围内按预期运行测试温度范围、流速精度
PQ (性能确认)验证仪器在实际工作条件下持续达到预期性能使用标准品验证分析精度
资质到期 (Qualification Expiry)IQ/OQ/PQ 的有效期，到期前需重新确认PQ 每年到期，需重新运行
培训记录 (Training Record)操作人员完成指定培训的证明文档HPLC 操作培训，2026-01-15 完成

仪器管理模块功能矩阵

功能TECHNICIANRESEARCHERPISUPER_ADMIN
查看仪器列表✓✓✓✓
创建预约✓✓✓✓
取消自己的预约✓✓✓✓
取消他人预约——✓✓
添加新仪器——✓✓
编辑仪器信息——✓✓
记录维护✓—✓✓
记录 IQ/OQ/PQ——✓✓
管理培训要求——✓✓
停用/归档仪器———✓
删除仪器记录———✓

仪器生命周期

每台仪器从添加到归档，经历以下状态。理解状态转换规则是正确使用仪器管理模块的基础。

仪器生命周期状态图

ACTIVE可使用UNDER_MAINTENANCE维护中（不可预约）CALIBRATION校准中（不可预约）OUT_OF_SERVICE停止使用RETIRED已归档开始维护完成维护开始校准完成校准停用重新激活归档

状态说明与转换规则

状态含义可创建预约？转换触发方式
ACTIVE仪器正常运行，可供预约✓ 是初始状态；完成维护/校准后自动返回
UNDER_MAINTENANCE正在进行预防性或纠正性维护✗ 否PI/Admin 点击「开始维护」按钮
CALIBRATION正在进行仪器校准或 IQ/OQ/PQ✗ 否PI/Admin 点击「开始校准」按钮
OUT_OF_SERVICE仪器故障或长期停用✗ 否PI/Admin 点击「停用」；修复后可重新激活
RETIRED仪器永久归档，历史记录保留✗ 否（不可逆）SUPER_ADMIN 点击「归档」，需二次确认

重要

将仪器归档（RETIRED）是不可逆操作。归档后，历史预约记录、维护记录和 IQ/OQ/PQ 文档仍然保留以满足审计需求，但仪器不再出现在活跃列表中，且无法重新激活。执行归档前请确认已下载所有必要文档。

添加仪器 — 字段详解

添加仪器是仪器管理的起点。完整、准确的仪器信息是预约管理、维护计划和合规审计的基础。以下详细说明每个字段的含义、填写要求和示例值。

如何添加仪器（分步操作）

1

进入仪器管理页面

点击左侧导航栏中的「仪器」（Instruments）。页面显示当前实验室所有仪器的卡片列表，按状态分组显示。需要 PI 或 SUPER_ADMIN 权限才能执行添加操作。
2

点击「添加仪器」按钮

点击页面右上角的蓝色「+ 添加仪器」按钮，或使用快捷键 N（在仪器列表页）。弹出添加仪器表单对话框。
3

填写基本信息（必填字段）

填写仪器名称、类型、序列号等核心识别信息。带星号（*）的字段为必填。
4

填写规格与位置信息（建议填写）

填写制造商、型号、安装位置等信息，有助于后续维护和审计追踪。
5

配置预约规则（可选）

设置单次预约最长时长、提前预约天数上限、是否需要培训认证才能预约等规则。
6

点击「保存」

点击「保存」按钮。系统生成唯一仪器 ID（格式：INS-YYYYMMDD-XXXX），仪器状态初始为 ACTIVE，并自动发送通知给实验室成员。

字段详解：基本信息

字段名必填说明示例值验证规则
仪器名称✓简洁的设备名称，在预约列表中显示。建议包含缩写和编号以区分同型号仪器HPLC-Agilent-012–100 字符
仪器类型✓从预设分类中选择（色谱、质谱、显微镜、离心机等）或输入自定义类型高效液相色谱从下拉列表选择或输入
序列号✓制造商出厂序列号，用于唯一识别物理设备。校准证书和采购记录中均有此号码CN12345678A6–50 字符，可含字母数字连字符
资产编号—机构内部资产管理系统中的编号。与财务部门对接时使用ASSET-2024-0089可选，最多 50 字符
制造商✓仪器品牌/厂商名称。用于维护联系和配件采购Agilent Technologies2–100 字符
型号✓具体型号，维修时厂商需要此信息1260 Infinity II2–100 字符
购置日期—仪器购买日期，用于计算折旧和保修期2022-06-15YYYY-MM-DD 格式
安装日期—仪器实际安装并投入使用的日期，IQ 认证通常以此为起点2022-07-01YYYY-MM-DD 格式
保修到期日—制造商保修期截止日期。系统会在到期前 30 天发送提醒2025-06-14YYYY-MM-DD 格式
位置/房间✓仪器的物理位置，精确到房间或工作台编号301 实验室 / 工作台 B32–100 字符
负责人✓主要仪器管理员（PI 或指定技术员）。维护提醒和资质到期通知发送给此人张三（[email protected]）从团队成员列表选择
描述/备注—关于仪器用途、特殊注意事项或操作限制的自由文本说明专用于蛋白质纯化，柱压不超过 400 bar最多 500 字符

字段详解：预约规则配置

规则字段默认值说明
单次最长预约时长8 小时超过此时长的预约需 PI 手动批准。防止单人长期占用资源
最早提前预约天数30 天最多提前多少天创建预约。防止遥远未来的预约占位
最短提前预约时长30 分钟预约开始前最少需要多少时间提交。防止临时抢占
是否需要培训认证否开启后，未完成指定培训的成员无法预约此仪器
允许重叠预约否通常不开启。特殊情况（如多用户同时使用不同模块）时可开启
自动提醒提前时间1 小时预约开始前多少时间向预约人发送提醒邮件/通知
允许非工作时间预约否开启后允许在工作时间（默认 8:00–20:00）以外创建预约

最佳实践

仪器添加完成后的建议操作顺序：1) 上传仪器采购合同和出厂测试报告（附件功能）; 2) 创建 IQ 记录; 3) 设置培训要求（如需）; 4) 通知团队成员仪器可用。

预约日历深度指南

PonyLab 的预约系统基于时间冲突检测引擎，保证每台仪器在任意时刻只有一个活跃预约（除非特别配置允许重叠）。日历视图支持个人视图、团队视图和月/周/日切换。

日历视图说明

视图模式显示内容适用场景
日视图当日所有预约（按时间轴），每个预约显示为彩色色块查看今天或某天的详细安排
周视图（推荐）本周所有仪器预约，纵轴为时间，横轴为日期规划本周实验，查看空闲时段
月视图整月预约密度热图，点击日期进入日视图长期排期，检查仪器利用率
团队视图所有成员的预约叠加显示，可按人员筛选PI 查看团队整体仪器使用情况
我的预约仅显示当前用户的预约个人日程管理

创建预约（分步操作）

1

打开仪器详情页或直接从日历创建

方式一：在仪器列表找到目标仪器，点击卡片进入详情页，点击「创建预约」按钮。方式二：在日历视图中，直接点击目标仪器行中的空白时间段，自动填入时间并弹出创建表单。
2

选择日期和时间

开始时间：点击日期选择器选择日期，再点击时间滚轮选择小时和分钟（精度：15 分钟）。
结束时间：选择预计完成时间。系统实时显示时长（如「3 小时 45 分钟」）。
冲突检测：如果所选时间段与已有预约重叠，该时间段会显示红色高亮并提示冲突预约人姓名。
3

填写预约信息

预约标题（必填）：简短描述本次使用目的，例如「蛋白质样品纯化 — 实验 EXP-2026-003」。
关联实验（可选）：从下拉列表搜索并关联到具体实验记录，形成完整的数据追踪链。
预约备注（可选）：特殊设置、注意事项，例如「使用 C18 柱，需提前平衡 30 分钟」。
优先级（可选）：低/中/高，仅用于统计，不影响冲突解决顺序。
4

确认培训资质（若开启）

如果该仪器要求培训认证，系统会检查您的培训记录。若认证有效，显示绿色勾选图标；若未完成培训或培训已过期，系统阻止提交并提示联系 PI 安排培训。
5

提交预约

点击「确认预约」按钮。系统立即执行最终冲突检查（防止并发提交导致双重预约），确认无冲突后创建预约。预约人和仪器负责人均收到确认通知。

「下一步会发生什么？」

  • • 预约出现在您的「我的预约」列表和团队日历中
  • • 系统在预约开始前 1 小时（可配置）发送提醒邮件
  • • 预约时间结束后，系统自动将预约标记为「已完成」
  • • 若关联了实验，实验记录的「使用仪器」面板自动显示此预约记录

修改预约

1

找到需要修改的预约

在「我的预约」列表或日历中点击预约色块，弹出预约详情面板。
2

点击「编辑」图标

点击详情面板右上角的铅笔图标，进入编辑模式。注意：预约开始后（状态为「进行中」）无法修改时间，只能修改备注。
3

调整时间或信息

修改开始时间、结束时间或其他字段。系统实时检查新时间段是否有冲突。
4

保存修改

点击「保存修改」。若时间发生变化，相关人员（如已通知的受影响预约人）会收到更新通知。

取消预约

1

找到并打开预约详情

在日历或「我的预约」列表中点击预约。
2

点击「取消预约」按钮

点击红色「取消预约」按钮，输入取消原因（必填，用于统计和通知）。
3

确认取消

点击「确认取消」。预约从日历中移除，时间段立即对其他人开放。取消记录保留在仪器历史中。

注意

预约开始时间前 2 小时内取消，系统会在预约历史中标记为「临时取消」，次数过多时 PI 会收到告警。这一机制旨在减少仪器资源浪费。

循环预约（Recurring Bookings）

对于每周固定使用的仪器（如每周四 14:00–17:00 的 HPLC 样品分析），可以创建循环预约，避免每周手动操作。

1

在创建预约表单中启用「循环预约」

创建预约时，切换「循环预约」开关（默认关闭）。
2

配置循环规则

选择循环模式：每天（工作日或包含周末）、每周（选择星期几）、每两周、每月（选择日期或第几个星期几）。
3

设置循环结束条件

选择以下三种之一：结束日期（到某天为止）、重复次数（共重复 N 次）、无限期（直到手动取消）。
4

冲突处理

系统检查所有循环日期是否存在冲突。若某个具体日期有冲突，系统提供三个选项：跳过该次（其余正常创建）、替换（取消冲突预约后占用）、仅创建无冲突的次数。
5

提交循环预约

点击「创建循环预约」。系统一次性创建所有预约实例，并在日历中以循环图标标注。

提示

循环预约的每个实例可以单独修改或取消，不影响其他实例。若需同时修改所有实例，点击任意实例后选择「修改所有后续预约」。

团队日历与仪器利用率

切换到「团队视图」可查看所有成员的预约情况，适合 PI 进行资源调度。

  • 按人员筛选：点击顶部人员标签筛选查看特定成员的预约
  • 按仪器筛选：点击左侧仪器列表筛选查看特定仪器的占用情况
  • 利用率热图：月视图中颜色深浅表示仪器使用密度；深色=高使用率
  • 利用率报告：点击仪器详情页中的「利用率报告」按钮，生成指定时间段的使用统计（预约次数、总时长、用户分布、峰值时段）

维护记录管理

维护记录是仪器管理的重要合规文档。PonyLab 支持两类维护：预防性维护（Preventive Maintenance，PM，按计划定期执行）和纠正性维护（Corrective Maintenance，CM，故障修复）。所有维护记录不可篡改，满足 GLP 审计要求。

维护类型对比

维护类型触发方式仪器状态变化典型示例
预防性维护 (PM)定期计划，如季度/半年/年度ACTIVE → UNDER_MAINTENANCE → ACTIVE清洗进样针、更换滤膜、年度校准
纠正性维护 (CM)发现故障后立即触发ACTIVE/任意状态 → OUT_OF_SERVICE → ACTIVE泵头漏液修复、检测器更换
校准 (Calibration)定期或 OQ/PQ 触发ACTIVE → CALIBRATION → ACTIVE天平校准、温度计溯源校准

安排预防性维护（分步操作）

1

进入仪器详情页，点击「维护计划」标签

在仪器详情页顶部标签栏中点击「维护计划」，查看该仪器的所有已计划和历史维护记录。
2

点击「添加维护计划」

点击「+ 添加维护计划」按钮，弹出维护计划表单。
3

填写维护计划信息

维护类型：选择预防性维护 (PM)
维护名称：如「季度清洗和检查」
计划日期：首次执行日期
循环周期：每月/每季度/每半年/每年/自定义天数
预计时长：如 4 小时（期间仪器不可预约）
负责人：执行维护的技术员或服务工程师
维护程序 SOP：可上传或链接 SOP 文档
提前提醒：维护日期前多少天发送提醒（默认 7 天）
4

保存维护计划

点击「保存」。系统在计划日期自动将仪器状态切换为 UNDER_MAINTENANCE，并向负责人发送任务通知。

记录维护完成（分步操作）

1

打开待完成的维护任务

在仪器详情页「维护计划」标签中，找到状态为「进行中」的维护任务，点击「记录完成」按钮。
2

填写维护结果

完成日期和时间：实际完成时间
执行人：实际执行维护的人员（可能与计划负责人不同）
维护摘要（必填）：描述执行了哪些操作，发现了什么问题
更换的零件（可选）：零件名称、料号、供应商、数量
仪器状态评估：维护后仪器状态是否正常？从下拉选择「正常」「需关注」「需进一步检查」
下次维护建议日期（可选）：如果需要调整循环计划
3

上传维护证明文件（可选但推荐）

可上传维护报告（PDF）、照片（更换前后对比）或服务商出具的服务报告。文件大小上限 50MB/个，最多 10 个附件。
4

点击「标记为已完成」

系统将维护记录状态设为「已完成」，仪器状态自动恢复为 ACTIVE，并向仪器负责人和 PI 发送「维护完成」通知。

重要

维护记录一旦标记为「已完成」即不可修改（审计追踪要求）。若需补充信息，可在记录下方添加「补充说明」，补充说明同样带有时间戳和操作人信息。

维护历史与报告

仪器详情页「维护历史」标签显示该仪器的全部维护记录，按时间倒序排列。每条记录包含：

  • • 维护类型（PM/CM/Calibration）
  • • 执行日期和时长
  • • 执行人姓名
  • • 更换零件清单
  • • 维护摘要
  • • 附件文件列表（可下载）

点击「导出维护报告」可将维护历史导出为 PDF，包含仪器基本信息和完整维护时间线，适用于外部审计提交。

IQ/OQ/PQ 资质认证详解

IQ/OQ/PQ（安装确认/运行确认/性能确认）是 GMP 和 GLP 环境中对实验仪器进行资质认证的标准框架，也是 FDA 21 CFR Part 211 和 ISO 17025 的合规要求。PonyLab 提供完整的 IQ/OQ/PQ 记录和追踪功能。

IQ/OQ/PQ 顺序确认流程图

开始IQ安装确认验证正确安装通过?✓OQ运行确认验证功能范围通过?✓PQ性能确认验证实际性能✗ 失败 → 重新 IQ✗ 失败 → 重新 OQ

IQ / OQ / PQ 区别详解

阶段验证目标典型测试项执行时机有效期
IQ 安装确认仪器按规格正确安装，文档完整核对序列号、安装位置符合设计图、公用工程（电/气/水）符合规格、文档（手册/证书）齐全新仪器安装后；仪器搬移后；重大硬件改动后永久（除非重新安装）
OQ 运行确认仪器在规定操作范围内按预期运行温度/压力/流速/pH 等关键参数的准确性和线性范围测试；报警系统功能测试；安全联锁功能测试IQ 通过后；年度维护后；更换关键部件后通常 1–2 年
PQ 性能确认仪器在实际工作条件下持续达到预期分析性能使用标准品进行精度/准确度/线性/检测限测试；重现性（日间/日内）；稳定性OQ 通过后；每年重新确认；方法转移时通常 1 年

记录 IQ/OQ/PQ 结果（分步操作）

1

进入仪器详情页，点击「资质认证」标签

在仪器详情页顶部点击「资质认证 (Qualifications)」标签，查看该仪器所有历史和当前有效的 IQ/OQ/PQ 记录。
2

点击「新建认证记录」

点击「+ 新建认证记录」按钮，选择认证类型（IQ / OQ / PQ）。系统会显示该类型认证的前置条件检查（如：创建 PQ 前需先有有效的 OQ 记录）。
3

填写认证基本信息

认证类型：IQ / OQ / PQ（下拉选择）
执行日期：认证测试的实际执行日期
执行人：进行认证测试的人员（可多选）
审核人：审核认证结果的 PI 或 QA 人员
参考 SOP 编号：关联的标准操作程序文档编号
认证有效期至：根据机构规定填写，系统在到期前 30/7 天发送提醒
4

填写测试结果

在测试项目表格中逐行填写每个测试项目的： 参数名称、规格要求（接受标准）、测试结果、通过/失败判定。 可直接在表格中填写，也可上传外部测试报告（PDF/Excel）并标注与表格的对应关系。
5

总体结论与偏差记录

选择总体结论：「通过 (Pass)」或「有条件通过」或「失败 (Fail)」。 若有任何测试项失败，必须填写偏差记录：偏差描述、影响评估、纠正措施和预防措施。
6

上传认证文件

上传正式认证报告 PDF（若使用外部服务商，上传其出具的认证报告）。上传的文件哈希值自动记录，防止篡改。
7

电子签名（PI 审核）

点击「提交审核」，PI 或指定审核人收到审核请求。审核人输入密码进行电子签名，签名绑定到记录的 SHA-256 哈希值，满足 21 CFR Part 11 要求。

资质到期管理

PonyLab 自动追踪每台仪器的 OQ 和 PQ 到期日期，并提供分级提醒：

状态距到期时间视觉提示通知方式对预约的影响
正常> 30 天绿色勾选图标无无
即将到期7–30 天橙色警告图标每周邮件提醒仪器负责人可正常预约，但预约页面显示提醒
紧急到期< 7 天红色闪烁图标每日邮件 + 系统推送通知新预约页面显示强烈警告
已到期已过期红色「资质过期」徽章立即通知负责人和 PI新预约被阻止（可由 PI 覆盖）

最佳实践

建议为所有关键分析仪器设置「资质到期前 60 天」提醒（在仪器设置中调整），给予充足时间安排外部认证服务商上门或准备内部测试材料。

培训要求管理

某些高精度或高风险仪器（如质谱仪、高压仪器、放射性检测设备）需要操作人员完成指定培训后才能使用。PonyLab 提供培训要求配置、培训记录追踪和预约门控功能。

配置仪器培训要求（分步操作）

1

进入仪器详情页，点击「培训要求」标签

在仪器详情页顶部点击「培训要求 (Training Requirements)」标签，查看该仪器当前配置的所有培训要求。
2

开启「需要培训认证才能预约」开关

页面顶部有一个开关「需要培训才能预约」，默认关闭。切换为开启后，未满足培训要求的成员无法提交预约请求。
3

添加培训要求项目

点击「+ 添加培训项目」，填写：
培训名称：如「HPLC 基础操作培训」
培训类型：选择 自主学习文档 / 现场培训 / 外部认证 / 在线课程
必须完成时间：在操作仪器前需完成（可以是开始预约前任意时间）
有效期：培训证书有效期（如 2 年），到期需重新培训
培训材料：上传 PDF 文档或填写外部链接
是否强制：勾选后该培训项目为硬性门控；不勾选则仅发出提醒
4

保存培训要求

点击「保存」。系统向所有尚未完成该培训的实验室成员发送通知，提醒其在尝试预约前完成培训。

记录培训完成（分步操作）

1

PI/技术员开启培训记录录入

在「培训要求」标签中，找到对应培训项目，点击「记录培训完成」按钮，或在团队成员列表中点击指定成员行的「记录」。
2

选择接受培训的成员

从团队成员列表多选接受培训的人员（可批量录入，适合集中培训场景）。
3

填写培训记录

培训日期：实际培训日期
培训时长：如 4 小时
培训师/讲师：提供培训的人员姓名
培训方式：现场操作 / 视频课程 / 文件自学
考核结果：通过 / 未通过（未通过时填写原因）
附件：上传培训签到表、考核成绩单或外部培训证书
4

提交记录

点击「保存培训记录」。系统自动更新相关成员的仪器使用资质，满足培训要求的成员立即可以对该仪器发起预约。

培训记录与预约门控逻辑

当用户尝试预约有培训要求的仪器时，系统按以下逻辑检查：

IF 仪器.needsTraining == true
  FOR EACH 培训要求 in 仪器.trainingRequirements
    IF 培训要求.mandatory == true
      检查 用户.trainingRecords[培训要求.id]
      IF 记录不存在 OR 记录.result != “pass” OR 记录.expiresAt < NOW()
        → 阻止预约，显示缺失的培训项目列表
      ELSE
        → 检查通过，允许继续
    END IF
END FOR
ELSE
  → 无需培训检查，直接进入时间冲突检查

培训状态总览

在仪器详情页「培训要求」标签下方，显示一个团队培训状态矩阵：行为培训项目，列为团队成员，格子颜色表示状态：

  • • 绿色：已完成，有效
  • • 橙色：即将到期（30 天内）
  • • 红色：已到期或未完成
  • • 灰色：不适用（成员未加入实验室）

PI 可从此视图一键导出「培训合规报告」（PDF），适合向机构 QA 部门提交。

最佳实践

命名规范

  • ✓仪器名称包含类型缩写和编号：HPLC-01, MS-Orbitrap-01
  • ✓同品牌同型号仪器用编号区分：Centrifuge-Eppendorf-01/02
  • ✓避免使用口语化绰号作为正式名称

IQ/OQ/PQ 管理

  • ✓新仪器安装后 2 周内完成 IQ
  • ✓年度维护计划中自动触发 OQ 和 PQ
  • ✓PQ 到期前 60 天开始安排，留足供应商排期时间

预约纪律

  • ✓不使用时及时取消预约（提前 2 小时以上）
  • ✓预约备注中注明具体使用目的和关联实验
  • ✓长时间预约（>6 小时）与团队确认后再创建

培训管理

  • ✓新成员入组时统一安排关键仪器培训
  • ✓培训有效期临近时提前安排复训
  • ✓外部培训证书及时上传到 PonyLab

维护文档

  • ✓维护完成后立即记录，不要依赖事后追忆
  • ✓每次更换耗材（如色谱柱）都记录为一条维护记录
  • ✓上传维修商出具的服务报告（带签名）

数据完整性

  • ✓仪器详情中填写完整：序列号、资产编号、购置日期
  • ✓实验关联仪器时选择具体仪器记录，而非手写名称
  • ✓定期检查仪器状态是否与实际使用状态一致

使用场景

场景一：新质谱仪安装与资质认证

实验室新购置一台 Thermo Orbitrap Eclipse 质谱仪，需要完成从安装到正式投入使用的全流程。

  1. 厂商工程师安装完成后，PI 在 PonyLab 添加仪器记录，填写序列号、安装日期、位置
  2. 设置培训要求：「质谱仪基础操作培训」（必须）+「Xcalibur 软件培训」（必须）
  3. 工程师陪同下完成 IQ，记录序列号核对结果、安装位置检查、气体和电源规格核查，上传安装确认报告
  4. PI 电子签名 IQ 记录，仪器状态切换为 CALIBRATION
  5. 完成 OQ：测试质量精度（<2 ppm）、分辨率（>500,000 FWHM@200 m/z）、灵敏度（信噪比>500），记录所有测试数据
  6. PI 签名 OQ 记录，安排 3 名核心研究人员完成培训并记录
  7. 使用实际样品完成 PQ：3 天内重复性测试（RSD <5%），记录结果并由 PI 签名
  8. PQ 通过后仪器状态自动变为 ACTIVE，团队成员开始创建预约

场景二：仪器故障应急处理与恢复

周一早上发现 HPLC 泵头漏液，当前有两个预约需要处理。

  1. PI 立即在 PonyLab 将仪器状态切换为 OUT_OF_SERVICE，填写停用原因：「泵头漏液，等待维修」
  2. 系统自动取消今日及未来的预约，并向预约人发送通知，附上联系 PI 重新安排的说明
  3. PI 联系维修工程师，在 PonyLab 创建一条纠正性维护记录，记录故障现象和预计修复时间
  4. 工程师更换泵头密封圈，维修完成后 PI 在维护记录中填写维修结果、更换零件（密封圈 P/N: G1311-67001）
  5. 执行快速校准验证（泵压稳定性测试），通过后 PI 将仪器状态切换为 ACTIVE
  6. 受影响的预约人收到「仪器已恢复」通知，可重新创建预约

场景三：多仪器实验室资源调度

实验室有 2 台 HPLC、1 台 GC-MS 和 1 台 ICP-MS，需要协调 5 名研究人员的月度使用计划。

  1. PI 打开月视图，切换到「团队视图」，同时查看所有仪器和所有成员的预约情况
  2. 发现 HPLC-01 在本月第三周使用率超过 90%，而 HPLC-02 有大量空闲时间
  3. PI 在团队会议中展示日历视图（投影到大屏），与成员讨论预约分配策略
  4. 将部分非紧急的 HPLC-01 预约迁移到 HPLC-02，利用循环预约功能为各研究人员设置固定时段
  5. 月底使用「利用率报告」功能生成各仪器使用统计，作为下一年设备采购申请的数据支持

常见问题（FAQ）

▶预约时间冲突了怎么办？
系统会高亮显示冲突时段，并显示冲突预约人的姓名（但不显示具体实验内容）。您可以选择：1) 调整自己的时间到空闲段；2) 联系冲突预约人协商；3) 向 PI 申请优先权（PI 可以移动他人预约）。PonyLab 不支持"强行覆盖"他人预约，所有协调须通过沟通完成。
▶我需要使用仪器超过 8 小时，但系统提示超出最长预约时长？
联系 PI。PI 在仪器设置中可以为您本次预约手动设置例外，或临时调高该仪器的最长预约时长。另一个方案是将长时间实验拆分为多个连续预约段（例如两个 4 小时预约）。
▶如何查看仪器是否处于校准有效期内？
打开仪器详情页，在「资质认证」标签下查看最新 OQ 和 PQ 记录的有效期，旁边有颜色状态指示灯。仪器列表卡片上也会显示资质状态摘要（绿色=有效/橙色=即将到期/红色=已过期）。
▶IQ 需要每次搬移仪器后重做吗？
是的。IQ 验证的是仪器在特定位置的安装合规性，仪器位置变更后需要重新执行 IQ，并连带重新执行 OQ（验证新位置的运行状态）。PQ 在 OQ 通过后重新执行。
▶培训记录上传了证书 PDF，但系统提示培训未完成？
上传文件是附件，不会自动触发「培训完成」状态。需要由有权限的人员（PI 或技术员）在培训记录表单中将该培训项目标记为「通过」，上传的证书作为证明附件。
▶可以为外部访问人员（非实验室成员）创建预约吗？
PonyLab 默认不支持为非团队成员创建预约。解决方法：1) PI 可以临时将访问人员添加为「访客」角色（只有预约权限）；2) 由实验室成员代为创建预约并在备注中注明实际使用人。
▶如何导出某台仪器在过去一年的使用统计？
进入仪器详情页，点击右上角「统计报告」按钮，选择时间范围「过去一年」，点击「生成报告」。报告包含：总使用时长、预约次数、用户分布饼图、月度使用趋势图、利用率百分比。可导出为 PDF 或 CSV 格式。
▶仪器已退役（RETIRED），历史预约和实验记录还能查看吗？
可以。RETIRED 仅将仪器从活跃列表中移除，所有历史预约、维护记录、IQ/OQ/PQ 文档和关联实验记录保持完整可访问，永远不会被删除。这确保了长期的审计追踪能力。
▶多个用户同时提交同一仪器同一时段的预约，系统如何处理？
PonyLab 使用乐观锁（optimistic locking）机制：数据库层面的事务确保同一时段只有第一个提交的预约成功。后提交的用户会收到「该时段已被占用」的错误提示，并显示最新的可用时段。
▶PQ 测试失败了，仪器是否会被自动锁定？
不会自动锁定，但系统会在仪器卡片上显示红色「PQ 失败」警告徽章，并通知仪器负责人和 PI。PI 需要手动决定是将仪器状态切换为 OUT_OF_SERVICE（建议），还是允许继续使用（需填写风险评估说明）。所有决定都记录在审计日志中。
▶可以批量导入多台仪器的基本信息吗？
支持 CSV 批量导入。下载导入模板（仪器列表页 → 「导入」→「下载模板」），填写仪器信息后上传。支持字段：名称、类型、序列号、制造商、型号、位置、购置日期、负责人邮箱。批量导入后需要逐台仪器补充 IQ/OQ/PQ 记录。

故障排查

问题：无法创建预约：提示「您没有完成必要的培训」

原因：该仪器开启了培训门控，您尚未完成一项或多项强制培训要求

解决步骤：

  1. 点击提示中的「查看培训要求」链接，查看具体缺少哪些培训
  2. 联系 PI 或仪器负责人安排培训
  3. 培训完成后由 PI 在「培训要求」标签中记录，等待状态更新（通常即时生效）
  4. 若您认为自己已完成了培训但记录未更新，检查是否有历史记录存在但已过期

问题：预约创建成功但没有收到确认邮件

原因：邮件发送延迟或被过滤器拦截

解决步骤：

  1. 检查垃圾邮件文件夹，搜索发件人 [email protected]
  2. 在「我的预约」列表确认预约确实已创建（若存在则系统记录正常）
  3. 在账户设置中检查通知邮件地址是否正确
  4. 联系 IT 管理员确认 ponylab.io 域名邮件未被企业防火墙拦截

问题：仪器状态显示为 UNDER_MAINTENANCE，但维护应该已完成

原因：维护负责人未在系统中标记维护完成，或标记时未保存成功

解决步骤：

  1. 联系仪器负责人（维护任务的指定人员）登录并完成维护记录
  2. 若负责人不在，PI 也有权限代为标记维护完成
  3. 进入仪器「维护计划」标签，找到状态为「进行中」的维护任务，点击「记录完成」

问题：上传 IQ/OQ/PQ 报告 PDF 时提示「文件格式不支持」

原因：文件可能被加密或超出大小限制（50MB/文件）

解决步骤：

  1. 检查 PDF 是否有密码保护，若有需先解密
  2. 确认文件大小（右键 → 属性），若超过 50MB 可用 Adobe Acrobat 压缩
  3. 如果是扫描 PDF，尝试降低扫描分辨率至 150–200 DPI
  4. 支持格式：PDF、PNG、JPG、DOCX（Word）、XLSX

问题：资质到期提醒邮件发送到了错误的人

原因：仪器「负责人」字段填写的是前任成员

解决步骤：

  1. 进入仪器详情页，点击「编辑仪器」
  2. 将「负责人」字段更新为当前负责人
  3. 保存后，后续到期提醒会发送到正确的人
  4. 注意：修改负责人不会补发已错过的通知

问题：PQ 记录填写了「通过」但仪器状态没有自动变为 ACTIVE

原因：PQ 记录需要 PI 电子签名后才生效；或仪器当前处于 OUT_OF_SERVICE 状态（需手动恢复）

解决步骤：

  1. 检查 PQ 记录状态：若为「待审核」，联系 PI 进行电子签名
  2. 如果仪器处于 OUT_OF_SERVICE 状态，PI 需要在仪器详情页手动点击「重新激活」
  3. CALIBRATION 状态的仪器在 OQ/PQ 完成且签名后，系统自动切换为 ACTIVE

问题：循环预约只创建了部分实例，不是全部

原因：某些日期存在时间冲突，系统跳过了冲突日期（若选择「跳过冲突」模式）

解决步骤：

  1. 在「我的预约」中查看成功创建的循环预约实例数量
  2. 返回创建循环预约，查看冲突报告，确认哪些日期被跳过
  3. 对被跳过的日期，手动与冲突预约人协商或选择替代时段

问题：仪器维护历史导出的 PDF 中缺少某些记录

原因：导出时设置了时间范围过滤，部分记录超出范围

解决步骤：

  1. 导出维护报告时选择「全部时间」而非默认的「过去一年」
  2. 若特定记录确实缺失，检查该维护是否是在系统迁移前在旧系统记录的（需手动补录）
  3. 联系 SUPER_ADMIN 确认数据迁移是否完整

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