样品与库存管理完整指南

1. 前往 设置 → 样品类型（需要 PI+ 权限）。
2. 点击「新建样品类型」。
3. 填写以下字段：
   • 类型名称（必填）：例如“质粒”、“抗体偶联物”、“临床样品”
   • 描述（可选）：类型的适用范围说明
   • 默认单位：新建此类型样品时的默认数量单位（µg、µL、mL、mg、vial、个等）
   • 默认存储温度：新建此类型时的建议存储温度（-80°C、-20°C、4°C、室温、液氮）
   • 自定义字段（可选）：为此类型添加特有属性，例如质粒类型可添加“抗性标记”（下拉选项）和“骨架来源”（文本）
   • 图标颜色：在样品列表中该类型的颜色标识
4. 点击「保存」，类型立即可用于创建新样品。

1. 系统生成唯一样品 ID（格式：SMP-YYYY-NNNN）和对应的条码字符串
2. 样品以 AVAILABLE 状态出现在样品列表中
3. 如填写了父样品，父样品数量根据取用量自动扣减，谱系关系建立
4. 如填写了存储位置，存储位置容量计数增加 1
5. 可在样品详情页点击「打印标签」生成包含条码的标签贴纸

1. 在父样品详情页，点击右上角「派生新样品」按钮（分叉箭头图标）。
2. 弹出“派生样品”表单，父样品名称和类型已预填，可修改。
3. 填写「本次取用量」（从父样品取走多少，用于自动扣减父样品数量）。
4. 填写新样品的所有信息（名称、数量单位等，与正常创建相同）。
5. 点击「保存派生样品」，系统同时：
   • 创建子样品（附带对父样品的谱系链接）
   • 扣减父样品数量（父样品数量 = 原数量 - 取用量）
   • 在两个样品的审计追踪中记录此操作

在任何样品的详情页，点击「谱系」标签，以可交互的树状图展示：

• 该样品的所有祖先（向上）和所有后代（向下）
• 每个节点显示：样品 ID、名称、类型、数量、当前状态
• 每条连线显示：派生时间、操作人、取用量
• 点击节点可直接跳转到该样品的详情页

谱系深度无限制，可追踪原始血清 → 分装 → 提取物 → 再次分装等多代关系。谱系数据自动纳入合规报告中的监管链（Chain of Custody）记录。

1. 在库存详情页点击「调整库存」按钮（或从库存列表中找到对应条目的快捷调整按钮）。
2. 选择调整类型（IN / OUT / ADJUST）。
3. 输入调整数量：
   • IN/OUT 类型：输入变化量（正数），系统自动计算新的总量
   • ADJUST 类型：直接输入调整后的目标总量
4. 填写调整原因（必填）：自由文本说明操作原因（最长 500 字符）。原因将永久保存在审计追踪中，是合规审查的重要依据。
5. 关联实验（可选）：如果出库是为了某个实验，可搜索并关联实验 ID，方便后续追踪试剂的去向。
6. 点击「确认调整」。库存数量立即更新，操作记录写入审计追踪（操作人、时间戳、调整前值、调整后值、原因）。

• 为同种试剂的不同批次分别建条目：例如 Abcam 抗体批次 GR1234567 和批次 GR2345678 各建一条库存，独立管理数量和有效期。
• 批次号搜索：在库存列表的搜索框输入批次号，快速找到所有属于该批次的条目（样品和库存均支持）。
• 批次报告：在「设置 → 合规 → 批次报告」中，输入批次号，导出该批次所有物料的使用记录（出库记录 + 关联实验列表），用于批次召回分析或质量审查。

1. 前往「设置 → 通知 → 库存到期提醒」。
2. 调整提前通知天数（默认 30 天 + 7 天），可自定义为其他值（如 60 天 + 14 天）。
3. 选择通知接收人：负责人（默认）、团队所有成员（可选）、指定邮箱（可自定义，用于实验室管理员统一收取）。
4. 选择过期后的使用限制：“仅警告”（默认）或“阻止使用”（启用后过期样品无法在新实验中使用，适合 GMP 环境）。

推荐阈值计算公式：

1. 收到低库存通知（应用内铃铛 + 邮件）后，进入库存预警列表查看详情。
2. 确认是否需要补购：检查当前库存是否够用到下次预计到货（AI 预测功能可辅助判断）。
3. 如需补购：在备注中记录“已于 YYYY-MM-DD 提交采购申请，订单号 PO-XXX”，方便后续跟进。
4. 到货后通过「IN（入库）」调整操作更新库存，预警自动解除。

1. 进入库存详情页，点击顶部「AI 预测」标签（魔法棒图标）。
2. AI 预测报告包含以下信息：
   • 预计耗尽日期：基于历史消耗速率（线性 + 季节性修正）的预测
   • 建议补货数量：维持 90 天安全库存所需的建议采购量
   • 建议补货时间：考虑采购周期（需手动设置或由历史 IN 记录推断）后的最晚下单日
   • 消耗趋势图：过去 90 天的消耗量折线图（含 OUT 和 ADJUST 调整），以及向未来延伸的预测线（含置信区间）
   • 季节性分析：是否存在明显的月份规律（如学生开学期间消耗量增加）

1. 前往「设置 → 存储位置」，点击「新建位置」。
2. 填写位置信息：
   • 名称（必填）：例如“A 楼 301 实验室”、“超低温冰箱 1 号（-80°C）”、“冻存盒 A1”
   • 父位置（可选）：选择上级层级，留空则创建为顶层位置（房间级别）
   • 温度类别：室温 / 4°C / -20°C / -80°C / 液氮，用于与样品存储要求匹配验证
   • 容量（可选）：最大存储格位数，到达 90% 时发出容量预警
   • 网格布局（仅最末层）：设置冻存盒的行列数（如 9×9=81 格，或 10×10=100 格），系统生成可视化格位图
   • 描述（可选）：位置的补充说明，如“仅存放细胞系，禁止存放危险品”
3. 保存后，该位置出现在位置树中，可以为它创建子位置或直接为样品/库存分配此位置。

对于设置了网格布局的末层位置（如 9×9 冻存盒），点击该位置可进入网格视图：

• 空格位显示为白色空格，已占用格位显示样品缩略信息（名称缩写 + 颜色标识）
• 悬停格位弹出样品卡片（名称、类型、数量、有效期）
• 点击已占用格位跳转到对应样品详情页
• 点击空格位直接启动“创建样品”流程，位置字段自动填写
• 可打印网格视图为 PDF，用于物理冻存盒的贴纸索引

1. 在手机或平板上打开 PonyLab（无需安装 App，直接使用浏览器），登录账号。
2. 进入「样品」或「库存」模块，点击页面右上角的 摄像头图标（扫码按钮）。
3. 浏览器请求摄像头权限，允许后打开摄像头预览界面。
4. 将摄像头对准 PonyLab 生成的条码（1D 条形码）或 QR 码（二维码），保持稳定，系统在 1-2 秒内自动识别。
5. 识别成功后，自动跳转到对应的样品或库存详情页，可立即执行出库调整等操作。

1. 将标准 USB HID 接口的条码扫描枪连接到电脑（无需驱动，即插即用）。
2. 打开 PonyLab，点击任意搜索框（顶部全局搜索框或样品列表的搜索框），使搜索框处于活跃焦点状态。
3. 扫描样品或库存上的条码，扫描枪将条码字符串输入到搜索框并自动触发搜索，系统直接跳转到对应记录。

1. 在样品详情页，点击「打印标签」按钮（打印机图标）。
2. 弹出标签预览，默认标签内容：样品名称（前 20 字符）、样品类型、唯一 ID、条形码、有效期（如有）。
3. 选择标签尺寸：
   • 冻存管标签：1" × 0.5"（适配 1.5 mL/2 mL 冻存管的侧面贴纸）
   • 冻存盒标签：2" × 1"（适配冻存盒侧面）
   • 架位标签：4" × 1"（适配层架边缘）
   • 自定义尺寸：输入宽高（毫米）
4. 点击「生成 PDF」，浏览器打开 PDF 预览，使用系统打印（选择标签打印机，关闭页边距缩放）打印。

在「设置 → 存储位置」中，进入任意位置节点详情，点击「生成 QR 码」，打印后贴在对应的冰箱、层架或冻存盒上。扫描存储位置 QR 码后跳转到该位置的格位图，可快速查看当前存储的样品列表。

1. 进入导入界面：前往「样品」（或「库存」）列表，点击右上角「···」菜单，选择「导入 CSV」。
2. 下载模板文件：点击「下载 CSV 模板」，获取包含所有标准列头的示例文件（带说明行）。强烈建议使用此模板，而不是自己编写列头（列名必须完全匹配）。
3. 填写数据：在 Excel 或 Google Sheets 中编辑模板，按行填入样品数据。注意：
   • 不要修改第一行的列头名称
   • 删除第二行的示例数据（用实际数据替换）
   • 留空可选字段，不要填写“N/A”或“-”（系统无法识别，留空即可）
   • 存储位置路径使用 > 分隔符，路径必须与系统中已配置的名称完全一致（包括空格）
4. 保存为 CSV 格式：在 Excel 中选择“另存为” → CSV（逗号分隔）（UTF-8 编码）。重要：必须使用 UTF-8 编码，否则中文字符会乱码。
5. 上传并预览：在导入界面将文件拖拽上传（或点击选择文件）。系统解析后显示预览表格，错误行以红色高亮，悬停错误行可查看具体错误原因。
6. 确认导入：
   • 如有错误行：可以选择“跳过错误行，仅导入有效行”，或修正 CSV 后重新上传
   • 无错误：点击「确认导入 N 条数据」。导入过程通常 10-60 秒（取决于数量）。
7. 查看导入结果：系统显示导入报告：成功 N 条 / 跳过 N 条（含错误原因列表）。可点击「下载失败报告」获取所有失败行及错误详情的 CSV 文件，修正后重新导入。

以下是一个有效的样品 CSV 文件示例（包含说明）：

name,type,amount,unit,storage_location,expiry_date,batch_no,parent_sample_id,notes
"HEK293T-P10-A","细胞系",1,"冻存管","A 楼 301 > -80°C 冰箱 > 层架 1 > 冻存盒 A1 > 位置 1",2027-06-30,BATCH-2026-03,,HEK293T 传代 P10，活力 >95%
"HEK293T-P10-B","细胞系",1,"冻存管","A 楼 301 > -80°C 冰箱 > 层架 1 > 冻存盒 A1 > 位置 2",2027-06-30,BATCH-2026-03,,HEK293T 传代 P10，活力 >95%
"BRCA1-PCR-001","DNA 提取物",50,"µL","A 楼 301 > -20°C 冰箱 > 层架 2",,BATCH-2026-03,,"BRCA1 外显子 11 PCR 产物，浓度 50 ng/µL"
"患者血清-01","血清",500,"µL","A 楼 301 > -80°C 冰箱 > 层架 2 > 冻存盒 B1 > 位置 1",2028-12-31,PAT-BATCH-2026-01,,"临床样品，已通过伦理审批（IRB-2026-015）"

各列格式说明：

name,brand,catalog_no,amount,unit,min_threshold,storage_condition,batch_no,expiry_date,notes
"兔抗 p53 单克隆抗体","Abcam","ab26","500","µL","50","-20°C","GR12345","2028-03-31","1:1000 稀释用于 WB，1:200 用于 IF"
"DMEM 高糖培养基（含 L-谷氨酰胺）","Gibco","11965084","6","瓶","2","4°C","B12345","2027-09-30",""
"X-tremeGENE HP 转染试剂","Roche","6366236001","250","µL","25","-20°C","","2028-01-01","已开封，注意无菌操作"
"PCR 引物 BRCA1-F (100 µM)","IDT","自合成","200","µL","30","-20°C","IDT-2026-03","","序列：5'-ATGGATCTGAGCAGAGAAAC-3'"

• 使用类型前缀：CELL-（细胞）、DNA-（DNA）、PRO-（蛋白质）、SER-（血清）
• 包含关键标识信息：物种、基因、突变、传代数、浓度
• 包含日期（YYYYMMDD）：便于按时间排序，了解样品年龄
• 示例：CELL-HEK293T-GFP-P15-20260320（HEK293T-GFP 稳转株，第 15 代，2026年3月20日分装）

• 每次从冰箱取用试剂后立即在 PonyLab 中进行 OUT 调整（不要攒着月底一起调整）
• 新到货试剂在当天入库（IN 调整），附上到货单号和批次信息
• 每季度做一次盘点（ADJUST），核对系统数量与实际库存
• 发现试剂过期时立即做 OUT 调整（原因填“已过期丢弃”）并记录处置方式

• 每次分装都使用派生功能，不要手动修改父样品数量后另建新样品
• 传代培养时记录传代数（P 号）在样品名称和备注中
• 派生时在子样品备注中记录操作信息（如“用于 Western Blot 实验 EXP-2026-0123”）